Guía de Papeles de Trabajo para Empresas No Domiciliadas

 

Dirigido a: Técnicos medios en contabilidad, Asistentes Administrativos/Contables/Tributarios y Profesionales en ejercicio. Objetivo: Proporcionar una metodología clara para el análisis, determinación y registro de operaciones con sujetos no domiciliados.

 

INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO

Antes de los números, debemos entender el contexto. Una Empresa No Domiciliada es aquella que no tiene una constitución legal ni residencia fiscal en nuestro país, pero que realiza actividades económicas que generan renta de fuente nacional (prestan un servicio o venden algo que se utiliza/aprovecha aquí).

¿Por qué es especial? Porque al no estar aquí físicamente para pagar sus impuestos, la ley nos obliga a nosotros (la empresa local) a actuar como Agentes de Retención. Nosotros les quitamos el impuesto antes de pagarles y se lo entregamos al fisco.

 

FASE 1: ANÁLISIS PREVIO Y DOCUMENTACIÓN (El "Soporte")

El error más común no es el cálculo, es la falta de sustento.

Paso 1: Identificación del Tipo de Renta

Debemos clasificar qué servicio nos están prestando. No todo paga la misma tasa.

Pregunta Clave: ¿El servicio se ejecuta dentro del país o se aprovecha económicamente aquí?

Tipos comunes: Asistencia técnica, servicios digitales, regalías, intereses, servicios profesionales.

 

Paso 2: Validación del Convenio para Evitar la Doble Imposición (CDI)

Si el proveedor es de un país con el que tenemos un CDI (Ej. Comunidad Andina, España, Canadá, Chile, etc.), el tratamiento cambia drásticamente.

Acción: Solicitar el Certificado de Residencia Fiscal al proveedor extranjero. Sin este papel, NO se puede aplicar el beneficio del tratado.

 

Paso 3: El Comprobante de Pago (Invoice)

Al ser extranjero, no nos darán una factura local con IVA/IGV desglosado. Nos darán un Invoice.

Requisito de control: El Invoice debe tener fecha, nombre del proveedor, descripción clara del servicio y monto. Debe estar contabilizado al tipo de cambio de la fecha de la operación.

 

FASE 2: DETERMINACIÓN Y CÁLCULO (La "Mecánica")

Aquí es donde el asistente contable debe ser minucioso.

Paso 4: El Gross Up (Acrecentamiento) - Concepto Crítico

Muchas veces, el proveedor extranjero dice: "Yo cobro $1,000 netos. Tú ve cómo pagas los impuestos de tu país". Si la empresa local asume el impuesto del extranjero, ese gasto es no deducible a menos que se haga el Gross Up (sumar el impuesto a la base para calcular el total).

Ejemplo Práctico N° 1: Sin CDI (Retención Estándar)

 

Caso: La empresa "TechLocal S.A." contrata un servicio de consultoría digital a "DataUSA Inc." (EE.UU.). El monto pactado es $5,000 y la retención aplicable según ley local es el 30%.

Escenario A: El impuesto se le descuenta al proveedor.

Factura: $5,000

Retención (30%): $1,500

Pago al proveedor (Giro al exterior): $3,500

Pago al Fisco: $1,500

 

 

Escenario B: La empresa local asume el impuesto (Gross Up).

Monto Neto deseado por proveedor: $5,000

Fórmula: 5,000/(1−0.30)=5,000 / (1 - 0.30) =5,000/(1−0.30)=7,142.86 (Nueva Base Imponible)

Gasto Contable: $7,142.86

Retención (30% de 7,142.86): $2,142.86

Pago al proveedor: $5,000.00

 

FASE 3: ELABORACIÓN DEL PAPEL DE TRABAJO (La "Evidencia")

Como auditores o fiscalizadores, esto es lo que pediremos ver. El papel de trabajo debe ser un Excel o formato físico que "hable por sí solo".

Estructura sugerida del Papel de Trabajo:

 

Paso 5: Asiento Contable Modelo

El asistente debe saber cómo esto impacta el libro diario.

(Debe)63 Servicios Prestados por Terceros ..... 19.250,00

(Haber)4011 Tributos por Pagar

(Retenciones No Domiciliadas.) .....                                     5.775,00

Cuentas por Pagar Comerciales ..................                      13.475,00

 

FASE 4: CUMPLIMIENTO Y VALIDACIÓN (El "Cierre")

Paso 6: Declaración Mensual

El impuesto retenido se paga en el periodo tributario en que se paga o abona en cuenta al proveedor (lo que ocurra primero).

Alerta para el Asistente: Si registraste la factura en enero, pero la pagas en marzo, la retención nace en enero (por el principio de devengado del gasto) o en el pago. Ojo: Generalmente en no domiciliados, la obligación de pagar al fisco nace cuando se le paga al extranjero o se registra el gasto contablemente. Revisa la legislación local específica sobre el "nacimiento de la obligación".

 

 

Ejemplo Práctico N° 2: Aplicando CDI (Comunidad Andina - CAN)

Caso: Una empresa en Perú contrata a un abogado en Colombia (País miembro CAN).

Norma: Decisión 578. Las rentas solo son gravables en el país donde se produce la riqueza (donde se presta el servicio).

Análisis: Si el servicio se prestó íntegramente en Colombia, Perú NO debe retener nada.

Papel de Trabajo: En la columna "Tasa de Retención" se coloca "0%" y en observaciones "Aplica Decisión 578 CAN - Renta gravada en origen".

VOCABULARIO TÉCNICO ESENCIAL

(Para mantener el nivel profesional en reuniones)

Establecimiento Permanente: Cuando una empresa extranjera tiene un lugar fijo de negocios en el país (oficina, sucursal). Si lo tiene, tributa como local, no como no domiciliado.

Renta de Fuente Nacional: Ganancia generada dentro del territorio del país.

Abono en cuenta: Registrar contablemente la deuda a favor del tercero (reconocer el pasivo).

Agente de Retención: La entidad local obligada a retener el impuesto.

 RECOMENDACIÓN FINAL 

 "Estimado colega en formación: Un papel de trabajo sin sustento (Invoice + Contrato + Certificado de Residencia) es solo una hoja con números. La labor del área tributaria no es solo calcular, es blindar a la empresa ante una fiscalización. Acostúmbrese a anexar digitalmente el PDF del invoice y la constancia de pago del impuesto junto 

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